Програма для обліку робочого часу
План, факт і табель у мережі точок
Не список функцій, а п'ять речей, які має закривати така програма, якщо точка не одна — і як це зроблено в Checkin.
Стаття про Checkin — власний сервіс Dadabo для обліку робочого часу в мережі точок: checkin.dadabo.com.ua.
За графіком на точці четверо. Фактично працюють двоє. Ви дізнаєтеся про це в понеділок — коли субота вже минула разом із чергами й недоотриманою виручкою.
Так виглядає облік робочого часу в більшості мереж: план у таблиці, факт — зі слів. Ми вже писали , чому цю дірку закриває Telegram-бот із геолокацією. Тепер — про інструмент: що має вміти програма для обліку робочого часу працівників, якщо точок не одна, і як це зроблено в Checkin.
Що має вміти програма обліку робочого часу в мережі точок
Більшість систем на ринку рахують час людини, яка сидить за комп'ютером: скріншоти, активність у програмах, час у застосунку. Для продавця, бариста, майстра чи комірника це не працює — його робота не в браузері.
Для мережі фізичних локацій корисна програма має закривати п'ять речей:
Плановий графік змін — хто, де і скільки має працювати, з розрахунком годин наперед.
Фактичну відмітку на місці — підтвердження, що людина справді на точці, а не «вже майже там».
Порівняння плану з фактом — у момент, коли це ще можна виправити, а не у звіті за минулий місяць.
Роботу з підмінами й відсутностями — бо графік живий і змінюється щотижня.
Табель — який формується сам і вивантажується в облікову систему.
Якщо хоча б один пункт випадає, частина обліку повертається в ручний режим: у чати, дзвінки й таблицю, яку хтось зводить вечорами.
Термінал, таблиця чи Telegram
Три типові варіанти, як мережа веде облік робочого часу.
Excel або Google Таблиці
Дешево і гнучко. Але факт у таблицю потрапляє зі слів: хтось комусь написав, хтось заповнив. Перевірити пізніше вже нічим.
Біометричний термінал чи картка на кожній точці
Факт фіксується надійно, але це обладнання, монтаж і обслуговування на кожній адресі. Відкрили нову точку — купуйте ще один. Регіональний керівник усе одно не бачить ситуацію по мережі в реальному часі, поки не зайде у звіт.
Telegram-бот із геолокацією
Обладнання не потрібне — телефон уже є в кожного. Встановлювати нічого не треба: Telegram у команді зазвичай уже використовують щодня. Відмітку підтверджує геозона локації, а керівник бачить її одразу.
Саме третій варіант ми поклали в основу Checkin.
Як влаштований Checkin
Керівник працює з панеллю управління в браузері. Персонал — тільки з Telegram-ботом.
На початку зміни працівник відкриває бот, надсилає поточну геолокацію і робить чекін. Система звіряє координати з геозоною своєї локації та фіксує час початку роботи. Наприкінці — чекаут, і в табелі з'являється фактично відпрацьований час.
Це два дотики за зміну. Ні карток, ні терміналів, ні окремого корпоративного застосунку, який треба комусь пояснювати.
Екран «Хто зараз на зміні»
Перше, що бачить керівник після входу, — усі локації організації на одному екрані. По кожній:
- скільки людей зараз на зміні;
- хто саме працює;
- о котрій кожен зробив чекін;
- хто запізнився;
- де фактична кількість людей не збігається з планом.
Регіональному директору не потрібно відкривати п'ять чатів і питати, чи всі вийшли. Відповідь уже на екрані.
План і факт — це два різні графіки
Плановий графік складає керівник: хто, де й скільки має працювати. Фактичний графік не створює ніхто вручну — його формують чекіни й чекаути самих працівників.
Різниця принципова. У плані на 9:00 стоять четверо. Рішення ж керівник приймає за фактом: скільки людей реально почали зміну.
Checkin порівнює одне з одним і показує відхилення. Коли розбіжність стає критичною, керівник отримує сповіщення в Telegram.
Чому нестача людей важлива саме зараз
Ситуація, коли на точку не вийшов ніхто, трапляється рідко. Значно частіше людей просто менше, ніж треба: замість чотирьох працюють двоє.
А поруч тим часом почався дощ, проходить міський захід, свято або просто незапланований наплив клієнтів. Там, де кількість продажів і виконаних замовлень залежить від кількості робочих рук, це за годину перетворюється на черги й недоотриману виручку.
Checkin не вирішує за керівника, скільки людей потрібно точці. Він дає картину, без якої рішення не приймається вчасно: перевести когось із сусідньої локації, покликати того, хто часто бере додаткові зміни, або залишити як є, якщо навантаження дозволяє.
Якщо людина погоджується й приїжджає — вона робить чекін, і в табелі з'являється рівно той час, який вона відпрацювала. План при цьому лишається планом, точкою для порівняння.
Підміни без прохань у загальному чаті
Графік ламають не лише запізнення. Люди хворіють, беруть відпустку, мають особисті справи — або, навпаки, хочуть додаткову зміну й підзаробити.
Звичний сценарій: «Хто може вийти за мене в суботу?» у спільному чаті, далі особисті прохання колегам, а керівник намагається зрозуміти, хто з ким домовився.
У Checkin працівник виставляє свою зміну вільним слотом. Її бачать ті, хто прив'язаний до цієї локації, — і хтось її забирає. Керівнику залишається погодити заміну.
Прив'язка працівника до однієї або кількох точок працює одразу в чотирьох місцях: у списку персоналу під час складання графіка, у видимості вільних змін, у тому, кого система взагалі пропонує на локацію, і в фінальному погодженні, яке завжди лишається за керівником.
Табель формується сам
Ручний облік завжди закінчується однаково: наприкінці місяця хтось заново з'ясовує, хто коли прийшов, кого підміняв і хто залишався довше.
У Checkin фактичний табель збирається з чекінів і чекаутів. У ньому видно відпрацьовані години й відхилення від плану. Скоригувати час можна — із зазначенням причини, а не мовчки.
Готовий табель вивантажується у CSV для розрахунків у вашій обліковій системі. Зарплату Checkin не рахує, але дає для неї перевірену основу — фактичний час роботи кожної людини.
Оголошення, які справді читають
Побічна, але сильна функція. У чаті на сто людей важливе оголошення губиться між привітаннями й мемами.
У Checkin керівник створює оголошення з текстом, фото й посиланням і обирає адресатів за посадою та локацією: нові правила — тільки продавцям конкретних магазинів, інформацію про акцію — команді кількох точок.
Керівник відділу персоналу мережі з 30 магазинів сформулював це так:
«З часом і інформаційний канал 100% це топ»
Гарантії, що кожен прочитає, не дає жоден канал. Але спробуйте знайти інший корпоративний інструмент, у який працівник зобов'язаний зайти двічі за зміну.
Кому це підходить
Checkin має сенс там, де є позмінна робота й кілька фізичних адрес:
- торгові мережі та окремі магазини;
- кав'ярні, пекарні, ресторани, заклади;
- сервісні точки й майстерні;
- компанії, де один керівник відповідає за кілька команд;
- бізнеси, де виручка прямо залежить від присутності персоналу на місці.
Найбільше користі сервіс дає тоді, коли керуючий або регіональний директор фізично вже не може щодня бути на кожній точці.
Скільки це коштує
Тарифи рахуються за кількістю активних учасників організації. Кількість локацій окремо не оплачується, а одного працівника можна прив'язати відразу до кількох точок.
Актуальні тарифи — на сайті Checkin →
Для великих мереж
Якщо локацій десятки або сотні, Checkin може стати частиною ширшої внутрішньої системи: ми надаємо доступ до API, інтегруємо сервіс із системами компанії, адаптуємо ролі, звіти й сценарії роботи під конкретну мережу. Такі підключення обговорюються окремо — напишіть на hello@dadabo.com.ua.
Часті питання
Це стеження за працівниками?
Ні. Геолокація зчитується лише в момент чекіну й чекауту — щоб підтвердити, що зміна почалася на потрібній адресі. Між відмітками система місцезнаходження людини не бачить.
Чи потрібно щось встановлювати персоналу?
Ні, потрібен тільки Telegram. Окремого застосунку, картки чи терміналу немає.
Чи можна відмітитися по дорозі на роботу?
Ні. Чекін приймається лише в геозоні локації, до якої прив'язаний працівник.
Чи можна виправити час вручну?
Так. Керівник може скоригувати фактичний табель, вказавши причину, — для помилок і нестандартних ситуацій.
Чи рахує сервіс зарплату?
Ні. Checkin віддає перевірений фактичний час у CSV, а розрахунок лишається у вашій обліковій системі.
Спробуйте на
своєму графіку
Оцінити програму обліку робочого часу найпростіше не за списком функцій, а на одному найближчому робочому тижні.
Створіть організацію, додайте локацію, запросіть команду й опублікуйте графік. Працівники робитимуть чекін і чекаут у Telegram, а ви побачите різницю між тим, хто мав вийти, і тим, хто справді вийшов.
Checkin можна спробувати 30 днів — без банківської картки й автоматичних списань.
Якщо ж вам потрібен не готовий сервіс, а власне рішення під ваші процеси, ми розробляємо Telegram-боти та інтеграції під конкретний бізнес.
Читайте також
Telegram-бот з геолокацією: контроль роботи персоналу
Як гео-бот у Telegram допомагає бачити реальний робочий час персоналу, розбіжність плану й факту на торгових точках і нестачу людей тоді, коли її ще можна виправити.
Скільки коштує розробка Telegram-бота у 2026 році
Від чого залежить ціна Telegram-бота, орієнтовні діапазони під різні задачі та як не переплатити — від простого бота до mini-app магазину.